简介
为跟上通信技术的进步，使法律更加适应当前商业环境，根据《2023年公司（修订）条例》（“修订条例”），《公司条例》和《公司章程范本》进行了修订，允许公司（i）以传统方式在实体场地举行股东大会；（ii）以技术性方式举行完全虚拟的股东大会，无需股东出席任何实体场地；或（iii）以虚拟方式及部分股东在实体场地出席的混合模式举行股东大会。《修订条例》已于2023年4月28日开始实施。
新法适用于公众有限公司、私人有限公司和担保有限公司。本文旨在阐述在香港举行虚拟或混合模式股东大会的一些要点。
先决条件
《公司条例》第576（2A）条已予修订，规定了公司股东大会通知可指明拟使用的虚拟会议科技（不论该通知是否指明会议的实体场地）。凡某项 科技容许任何人在没有在场出席会议的情况下，仍可在该会议上聆听、发言及表决，该项科技即属“虚拟会议科技”（《公司条例》第547（1）条）。
在公司根据新法举行虚拟会议之前，应首先确保其章程不包含以下规定 :-
(a) 明确禁止使用虚拟会议科技举行股东大会；或
(b) 要求股东大会只能在实体场地举行。
新法已澄清，凡公司章程细则规定股东大会通知须指明举行会议的实际场地，该条文本身并不规定股东大会仅可在实体场地举行（《公司条例》第576（2A）（b）条）。
举行虚拟会议需要考虑的事项
1. 公司应考虑完全虚拟会议的模式是否合适
如上所述，根据新法，公司可以在实体场地（即实体会议）、使用虚拟会议科技（即完全虚拟会议）或同时在实体场地和使用虚拟会议科技（即混合科式会议）举行股东大会（《公司法》第583A条）。
在考虑完全虚拟会议是否合适时，公司可以评估本身的情况、股东组成基础和背景和资源上的限制。在决定股东大会的模式时，公司应考虑到其股东的最大利益，旨在促进与股东的互动，鼓励股东的参与。会议模式显然不应成为管理出席情况或限制股东参加会议和提问的手段。
2. 虚拟会议所采用的科技
公司应该确定要使用的虚拟会议科技。新法没有提及所需科技的详细规格或功能，但要求该些科技须允许不在同一场地的公司股东在会议上聆听、发言和投票（《公司条例》第584（1）条）。
在选择科技时，公司注册处的指引建议公司考虑费用、出席人数、会议将进行多久以及有关便利简报、参与会议、参与者登入、验证参与者身份和投票的方面的功能。
3. 通知的内容
由于完全虚拟会议的举行不会有实际地点，《公司条例》第576（1）条规定，会议通知应指明举行会议所使用的虚拟会议技术。
4. 股东大会通知的发出
股东大会通知必须以印本、电子形式、通过网站或以上方式混合发布，（《公司条例》第572（1）条）。如果公司在召集会议的通知中提供了电子地址，则视为已同意以电子方式向公司发送与会议程序有关的任何文件或数据。
指引建议，对于需要在股东大会上提供或提交的文件（如代表委任表格、公司财务报表等），在符合《公司条例》规定的情况下，将此类文件与会议通知一并发送较好。公司应考虑在切实可行的范围内（如《公司条例》第18部及公司章程允许）尽量使用电子通讯，以方便股东及时查阅与股东大会有关的文件及资料。
5. 举行会议
登记时段：为了确保虚拟会议能够有效举行，应在会议前向成员提供相关信息以进行登记和认证。
计算法定人数：《公司条例》第585（4A）条规定，使用会议通知中规定的虚拟会议科技出席股东大会的人员视为出席，应计入法定人数。
会议期间：公司应确保股东能够使用虚拟会议技术进行聆听、发言和投票，如同实体会议一般。
提问时间：所使用的技术应允许股东口头或打字提交实时问题。适当做法是允许股东在大会之前有合理的时间提交问题。
结论
新法为香港公司举行虚拟或混合股东大会提供了法律框架。提高了灵活性，也增加了合规性，以避免会议或通过的决议受到质疑。建议公司审查其章程，看看是否有任何适用的明确的限制。此外，如果选择举行虚拟或混合式股东大会，则应仔细审查所有会议通知和程序，以确保合规。
如果您对上文或任何公司法律事务有任何疑问，我所经验丰富的律师将很乐意为您提供帮助。